M.S. Word
ऍम एस वर्ड का
पहला वर्जन Word 1.0 था, जिसे अक्टूबर 1983 में ज़ीनिक्स (Xenix) और एमएस-डॉस (MS DOS) के लिए जारी किया गया था| इसके बाद वर्ड के कई वर्जन आये| Microsoft Word ऍम एस ऑफिस का ही एक प्रोग्राम हैं| जिसको माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाया गया
हैं यह प्रोग्राम विश्व में सबसे अधिक प्रयोग किया जाता हैं|
Microsoft Word का
प्रयोग Letter Writing, Text Formatting, Page Formatting, Resume,
Mail Merge आदि
कार्यों के लिए किया जाता है इसलिए Microsoft Word को Word Processing के नाम से भी जाना जाता हैं|
Working with
style and formatting
Style, MS office की एक ऐसी विशेषता है जो आपको किसी भी टेक्स्ट पर कोई फॉर्मेटिंग
तत्काल लागू करने की सुविधा देती है किसी Style में Font, Font size, alignment,
Paragraph, Bullets and Numbering आदि सभी प्रकार की फॉर्मेट
शामिल हो सकते हैं Styles का उपयोग करने से हमारा बहुत
सा समय बच जाता है क्योंकि जैसे ही आप किसी टेक्स्ट पर कोई Style लागू करते हैं तो उस Style में शामिल सभी प्रकार की फॉर्मेटिंग समस्त पैराग्राफ पर लागू कर
दी जाती हैं|
MS Word में मुख्य चार प्रकार की स्टाइल उपलब्ध है कैरेक्टर, पैराग्राफ, टेबल और लिस्ट|
Character style (कैरेक्टर स्टाइल)
Character style (कैरेक्टर
स्टाइल) ऐसी स्टाइल को कहा जाता है जिसके द्वारा हम केवल किसी टैक्स की formating कर सकते हैं जिसमे Font तथा Font Style शामिल होती हैं|
Paragraph style (पैराग्राफ स्टाइल)
Paragraph style (पैराग्राफ
स्टाइल) में टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग शामिल होती है परंतु इसके द्वारा हम पूरे
पैराग्राफ की फॉर्मेटिंग एक साथ कर सकते हैं|
Table Style (टेबल स्टाइल)
Table Style का
प्रयोग किसी टेबल में एक साथ किसी Style को apply करने
के लिए किया जाता है|
List style (लिस्ट स्टाइल)
List style का
प्रयोग डॉक्यूमेंट में प्रयोग होने वाली लिस्ट को अलग-अलग स्टाइल मैं दिखाने के
लिए किया जाता है|
जब
आप कोई नया डॉक्यूमेंट बनाते हैं तो MS Word आपके द्वारा चुने गए टेंपलेट के अनुसार स्टाइल उपलब्ध कराता है लेकिन
किसी नए डॉक्यूमेंट में बनाया गया पैराग्राफ नॉर्मल स्टाइल का उपयोग करके बनाया
जाता है यह एक डिफ़ॉल्ट स्टाइल है इसमें Font size – 10, Font –
Times new roman, English Language, Single line spacing तथा left alignment फॉर्मेटिंग शामिल है MS word में आप पहले से उपलब्ध कई स्टाइल
में से किसी का भी उपयोग कर सकते हैं और अपनी विशेष स्टाइल भी बना सकते हैं
जिन्हें आप Save कर
सकते हैं|
How to Apply style
जब
आप कोई नया Word Document खोलते
हैं तो आप देखेंगे कि फॉर्मेटिंग टूलबार के बाएं -*ओर स्थित style option के ड्रॉप-डाउन लिस्ट में अनेक
डिफॉल्ट पैराग्राफ और कैरेक्टर स्टाइल उपलब्ध होते हैं जो कि वर्ड में पहले से बनी
हुई हैं इनमें से किसी भी स्टाइल को आप Select करके अपने Text या
Paragraph
में apply कर सकते हैं |
आप
एक अन्य विधि से भी किसी स्टाइल को अपने टेक्स्ट या पैराग्राफ में अप्लाई कर सकते
हैं जो निम्नलिखित है
1.फॉर्मेटिंग टूलबार पर स्थित Style and Formatting बटन को क्लिक कीजिए इससे इसका Task Pane खुल जाएगा|
How to Modify a style
3.यदि आपने कोई स्टाइल बनाई है और उसमें आप सुधार करना चाहते हैं
तो आप उसमें बदलाव कर सकते हैं|
Task Pane list में माउस के पॉइंटर को उस स्टाइल पर लाइए जिसमें आप सुधारना चाहते हैं|
उस स्टाइल के नाम के सामने ड्रॉप-डाउन बटन को क्लिक कीजिए और Modify Style ऑप्शन को चुनिए ऐसा करने पर Modify Style Dialog box खुल जाएगा|
3. इस डायलॉग बॉक्स में आप style
में जो
बदलाव करना चाहते हैं वह कीजिए|
4. अंत में Ok बटन पर क्लिक कर दीजिए|
How to delete a style
यदि आप किसी स्टाइल को हटाना चाहते हैं तो आप उसे हटा भी सकते
हैं किसी स्टाइल को हटाने की विधि निम्न प्रकार है
1. Task
Pane list में
स्टाइल पर माउस पॉइंटर लाइए जिसे आप हटाना चाहते हैं|
2. उस स्टाइल के नाम के सामने
ड्रॉप-डाउन बटन को क्लिक कीजिए और Delete बटन पर क्लिक कीजिए|
1. और इसके बाद Yes पर क्लिक कीजिए|
MS Word में
सबसे ऊपर की दूसरे नंबर की बार को मेन्यु बार कहा जाता हैं जिसमे कुल 9 मेन्यु होते हैं हर मेन्यु का
प्रयोग अलग अलग कार्यो के लिए किया जाता हैं जैसे फाइल मेन्यु में फाइल से
सम्बंधित ऑप्शन दिए रहते हैं इन्सर्ट मेन्यु में किसी भी ऑप्शन को इन्सर्ट करने से
सम्बंधित ऑप्शन दिए रहते हैं |
MS Word Menu
File
Menu in MS Word
इस
मेन्यु की सहायता से फाईल से संबंधित कार्य को किया जाता है। इसके अंदर सोलह
आॅप्शन होते है। जिनका प्रयोग फाईल मे किया जाता है। इसकी shortcut key
alt+ F होती है। File Menu से सम्बंधित सभी ऑप्शन के बारे
में जानने के लिए इस लिंक पर क्लिक करें|
2.
Edit
Menu in MS Word
3. यह मेन्यु बार का दूसरा मेन्यु
होता हैं जिसमें Editing से
सम्बंधित ऑप्शन होते हैं इसे ओपन करने की शॉर्टकट की Alt+E होती हैं | इससे सम्बंधित सभी ऑप्शन के
बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए इस लिंक पर क्लिक करे|
4.
View
Menu in MS Word
5. व्यू मेन्यु का प्रयोग
डॉक्यूमेंट को विभिन्न तरीके से देखने के लिये किया जाता है। इससे हम विभिन्न
टूलबार को Show एवं
Hide
कर सकते हैं। इसमें
कुल चौदह ऑप्शन होते है।
6.
7.
8.
Insert
Menu in MS Word
9. इस मेन्यु की सहायता से
डॉक्यूमेंट में विभिन्न प्रकार के आब्जेक्ट को जोड़ा जा सकता है जैसे Page No.,
Date, Time, Symbol, Picture, Comment आदि इसमें कुल पंद्रह ऑप्शन होते है। जो निम्न प्रकार हैं |
10. Format
Menu in MS Word
11. इस मेन्यु की सहायता से
डॉक्यूमेंट की formatting की
जा सकती है। इसमें सौलह ऑप्शन होते है। इसकी Shortcut Key की Alt+O है।
12. Tools Menu
13. इस मेन्यु में एमएस वर्ड के टूल
होते है। जिसकी सहायता से एक अच्छे डॉक्यूमेंट का निमार्ण किया जा सकता है। इसकी Shortcut key
Alt+T होती है।
14. Table
Menu in MS Word
15. Table menu से टेबिल को बना कर टेबिल के
साथ कार्य किया जा सकता है। इसमें चौदह ऑप्शन होते है। इसकी Shortcut key
Alt+a होती है।
(MS
WORD में Envelop
कैसे बनाए )
हम
अपने लैटर के लिए बनाए गए Data Source का
प्रयोग करके Envelop तथा
Labels
भी बना सकते है तथा
Print
कर सकते है| Envelops को प्रिंट करने के लिए निम्न
स्टेप्स का अनुसरण (Follow)करते
है –
Step 1- Tools Menu में
मेल मर्ज ऑप्शन को चुनते है
Tools →Mail Merge
Step 2- Create Option का चयन करते है तथा इसके पश्चात Envelop Option का चयन करते है|
Step 3- New Main Document का चयन करते है|
Step 4- इसके
पश्चात Get Data या
Create
Data Source का
चयन करते है |
Step 5- अपने
Main
Document को Envelopes के लिए Mail Merge
Helper Dialog Box में
से Setup
Main Document Option का
चयन करते है|
Step 6- इसके
पश्चात Envelop Dialog Box में
से Envelop
के लिए ऑप्शन को
सेट करते है |
Step 7-अंत
में Ok
Button पर Click करते है ,इसके पश्चात Envelop
Address Dialog Box प्रदर्शित
होगा |
Step 8-यदि
हम Main
Document में कार्य रहे है
तो Envelop
Create करने के लिए Insert Merge
Field Box में से Merge Field
Option का चयन करते है |
Step 9-Post Net Bar Code Insert करने के लिए Insert Postal Bar Code Option का चयन करते है |
Step 10-इसके
पश्चात OK Button पर
क्लिक करते है |
Step 11- अब Tools Menu में
से Mail
Merge Option का
चयन करे |
Step 12-Mail Merge Helper Screen प्रदर्शित होगी,इसमें से Field को Insert करने के पश्चात् मर्ज ऑप्शन का
चयन करते है |
Format
Menu in MS Word
इस मेन्यु की सहायता से डॉक्यूमेंट की formatting की जा सकती है। इसमें सौलह ऑप्शन
होते है। इसकी Shortcut Key की
Alt+O
है।
Font
इस ऑप्शन के डायलॉग बॉक्स में तीन टेब होते है। जिसकी सहायता से
डॉक्यूमेंट की Formatting की
जा सकती है।
प्रथम टेब Font से टेक्स्ट का font, Font
style, Font Size, Font Color आदि
को बदला जा सकता है एवं टेक्स्ट में विभिन्न प्रकार के Effect लगा सकते है। इसकी Shortcut key
Ctrl+D है।
दूसरा टेब Character
spacing का होता है जिससे
टेक्स्ट के स्पेस को सेट किया जाता है।
तीसरा टेब text
effects का होता है। जिससे
टेक्स्ट में प्रभावशाली animations लगा
सकते है।
Paragraph
इस ऑप्शन से पैराग्राफ की Formatting की जाती है। इसके डायलॉग बॉक्स
में दो टेब होते है। Indents and Spacing इस
टेब से पैराग्राफ का alignment, Indentation, Spacing को सेट किया जाता है। पैराग्राफ
में तीन Indentation होते
है। left,
Right and First line Indent इन
तीन की सेटिंग की जाती है। स्पेसिंग इससे पैराग्राफ के पहले और बाद का स्पेस सेट
किया जाता है। इसके अलावा इससे पैराग्राफ के बीच की लाईनों के बीच कितना स्पेस
देना है। इसकी भी सेटिंग की जाती है। Line and Page Breaks इस टेब से लाईन एवं पेज ब्रेक की
सेटिंग की जाती है। कि नया पैराग्राफ कहाँ किस पेज पर आयेगा।
bullets and Numbering
यहाँ से डॉक्यूमेंट में Bullets and Numbering का प्रयोग कर सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में चार टेब
होते है।
- Bullets Tab
यह bullets
and Numbering डायलॉग बॉक्स का पहला टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में bullets का प्रयोग कर सकते है एवं Customize Button पर क्लिक
करके उस चिन्ह को बदल सकते है। एवं alignment,
Position आदि को निर्धारित किया जा सकता है।
- Numbered Tab
यह बॉक्स का दूसरा टेब होता है। इससे
डॉक्यूमेंट में Number का
प्रयोग कर सकते है। इसको भी customize
किया जा सकता है। जिससे alignment,
position, Text Position आदि को निर्धारित किया जाता है। जैसे 1. 2. 3. 4., A., B., C. I, II, III
- Outline Numbered Tab
यह डायलॉग बॉक्स का तीसरा टेब होता है। इससे
डॉक्यूमेंट में Outline Numbered का
प्रयोग किया जाता है। जैसे 1.1,
1.1.2, 2.,2.1,2.2.1 etc.
- Life styles Tab
इस टेब से लाईन की स्टाईल को चुनकर उसका
प्रयोग डॉक्यूमेंट में कर सकते है।
Borders
& shading
इससे हम शब्द, पैराग्राफ या पेज मे Border
and Shading का प्रयोग कर सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में तीन टेब होते है।
इसमे setting, Style, Color, width आदि को
सेट किया जाता है। Borders Tab से शब्द
या पैराग्राफ में Border लगा सकते
है। Page Border Tab इस टेब
से पेज मे Border लगाई जा
सकती है। Shading Tab इससे
डॉक्यूमेंट में shading लगाई जा
सकती है।
nsert
Menu in MS Word
इस मेन्यु की सहायता से डॉक्यूमेंट में विभिन्न प्रकार के आब्जेक्ट
को जोड़ा जा सकता है जैसे Page No., Date, Time, Symbol, Picture, Comment आदि इसमें कुल पंद्रह ऑप्शन होते
है। जो निम्न प्रकार हैं |
Break option
इस ऑप्शन का प्रयोग पेज को दो भागो में विभाजित किया जा सकता हैं इस
ऑप्शन पर क्लिक करने पर Break नाम
का डायलॉग बॉक्स आता है। जिसमे से आवश्यकता के अनुसार पेज को ब्रेक कर सकते है।
इस बॉक्स में दो option होते
है|
1. Break type:-. इसमें page break, Column Break,
and Text Wrapping Break को
ब्रेक कर सकते है।
Page Break :- इससे पेज को बिना पेराग्राफ बदले
ब्रेक किया जा सकता है।
Column Break :- इससे कॉलम को ब्रेक किया जा सकता
है।
Text wrapping break:- इस आप्शन के द्वारा object के चारो तरफ उपस्थित टेक्स्ट में
जहाँ जहाँ कर्सर होगा। वहाँ से टेक्स्ट खिसक कर object के नीचे आ जायेगा|
Next Page:- यह भी page break की तरह है। लेकिन जब नए पृष्ठ के
लेख delete
करेंगे। तो नया पृष्ठ
ख़त्म नहीं होगा।
2.
Section Break Types:- इस ऑप्शन
के द्वारा page को ब्रेक
करके next page पर जा
सकते है odd and even page को जोड़
सकते है। इनमें से कोई एक ऑप्शन को एक समय में चुन सकते है।
Page Number
इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट में पेज नंबर को
जोड़ा जा सकता है। इसके बॉक्स में पेज नंबर को कहाँ पर लगाना है। यह Position Combo box से
सिलेक्ट करते है। और उसके दूसरे Combo
box से alignment को चुनते
है। इसमें एक चेक बॉक्स होता है जिससे फर्स्ट पेज पर नंबर दिखाना है या नही इसका
निर्धारण किया जाता है। format Button पर क्लिक
करके उसके Format एवं page Numbering को कहां
से प्रारंभ करना है इसको चुना जाता है|
Date and
Time
इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट में Date and Time को जोड़
सकते है। यदि अपडेट ऑप्शन को चेक किया है। तो Add की गई डेट अपने आप कम्प्यूटर डेट से अपडेट
हो जाती है।
Auto Text
इस ऑप्शन से पेज डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट को
अपने आप जोड़ सकते है। वे टेक्स्ट जिनका प्रयोग डॉक्यूमेंट में बहुत ज्यादा बार
करना होता है। या जो कॉमन शब्द या वाक्य होते है। उनको Auto Text डायलॉग बॉक्स में जोड़ देते है। फिर जब भी हम
उस शब्द को लिखना प्रारंभ करते है तो auto
text उसके ऊपर शो होने लगता है। यदि उसको जोड़ना होता है। तो इंटर कर
देते है। नये शब्द को auto text में
जोड़ना Go to Insert menu → auto text→ auto text पर क्लिक
करने पर Auto Correct नाम का
डायलॉग बॉक्स आता है।
इस बॉक्स में पाँच टेब होते है। इसमें से Auto text tab को
सिलेक्ट करते है। Enter Auto text Entries here box में शब्द
को लिखकर Add Button पर क्लिक
करके add कर देते
है। जिस टेक्स्ट को डिलीट करना होता है। उसको सिलेक्ट करके Delete Button पर क्लिक
करके डिलीट कर देते है। यहाँ से auto
text को सीधे Insert
Button पर क्लिक करके अपने डॉक्यूमेंट में प्रयोग कर सकते है। और अंत
मे ok button पर क्लिक
कर देते है।
Symbol
इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट में symbol को insert
कर सकते है। एवं उसकी shortcut
key भी परिभाषित कर सकते है। इसमें ऐसे शब्द या चिन्ह होते है।
जिनको कम्प्यूटर कीबोर्ड की सहायता से टाईप नहीं किया जा सकता है। आवश्यकतानुसार
इन्हें अपने डॉक्यूमेंट में जोड़ कर अपने डॉक्यूमेंट को सरलता से तैयार कर सकते है।
Field
यह एक विशेष प्रकार का ऑप्शन होता है। जिसकी
सहायता से विभिन्न प्रकार के फील्ड के टेक्स्ट को डॉक्यूमेंट में लिख सकते है जैसे
maths formula , Equation आदि।
Comment
इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट के किसी विशेष शब्द
में कमेंट लगा सकते है।
Picture
इससे हम डॉक्यूमेंट में Picture, clip art, word art, auto shapes, chart आदि को
डॉक्यूमेंट में आसानी से Insert करा सकते
है। इसी कार्य को Drawing Tool bar से भी कर
सकते है।
- 1- Clip art :- इसके द्वारा पहले से बना हुआ clip
art ला
सकते हैं।
- 2- From File :- इसके द्वारा कंप्यूटर में उपस्थित picture
ला
सकते हैं।
- 3- Auto shape :- इसके द्वारा विभिन्न design
में
बना बनाया object ला सकते हैं।
- 4- Word Art :- इसके द्वारा विभिन्न design
में
लिख सकते हैं।
- 5- From Scanner or camera :- इसके द्वारा स्कैनर और
कैमरा से पिक्चर आदि ला सकते हैं।
- 6- Chart :- इसके द्वारा किसी भी रूप में चार्ट
तैयार कर सकते हैं।
Diagram
इस आप्शन के द्वारा बने बनाये डायग्राम ला सकते हैं।
File
इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट में दूसरी फाईल के
मैटर को आपस में मर्ज कर सकते है। इस पर
क्लिक करते ही dialog box खुलेगा।
जहाँ से उस फ़ाइल के नाम को सेलेक्ट करें जिस लेख को लाना है। insert पर क्लिक करते ही लेख पृष्ठ में आ जायेगा।
Object
यह एमएस ऑफिस का एक महत्वपूर्ण ऑप्शन होता
है इससे डॉक्यूमेंट में सीधे आब्जेक्ट को बना सकते है। एवं इससे किसी फाईल आदि को
भी लिंक कर सकते है। एवं उसको आइकन के रूप में भी जोड़ सकते है।
डॉक्यूमेंट में आब्जेक्ट
को जोड़ना
Go
to insert menu → Object पर क्लिक करने पर object नाम का बॉक्स आता है।
इस बॉक्स में दो टेब होते है यदि फाईल को
लिंक कराना है तो File Check box को
सिलेक्ट करते है और यदि फाईल को आईकन के रूप में प्रदर्शित करना है। तो Display as icon को
सिलेक्ट करते है। Browse Button पर क्लिक
करके फाईल को सिलेक्ट करते है। यदि फाईल को लिंक किया गया है तो यदि source File मे सुधार
किया जाता है। तो Destination Object मे auto update हो जाता
है। edit menu से इसमें
editing की जा
सकती है।
Hyper Link
इस ऑप्शन से वर्तमान डॉक्यूमेंट में किसी भी
फाईल को लिंक कराया जा सकता है। जिस पर Ctrl
+ click करने पर वह डॉक्यूमेंट खुल जाता है। जिससे यह इंटरनेट की तरह
कार्य करने लगता है। इससे एक से अधिक डॉक्यूमेंट को आपस में जोड़ सकते है। इसकी Shortcut key Ctrl+K है।
हाईपरलिंक डॉक्यूमेंट under line होता है
और इसका कलर बदल जाता है।
Column
Format menu के इस ऑप्शन से पेज मे कॉलम को जोड़ सकते है। पेज एक कॉलम होता है। उसको इस ऑप्शन से एक से अधिक कॉलम में बना सकते है
- Number of column
इस spin box में
जितना नंबर देंगें पृष्ठ उतने कॉलम में बंट जायेगा। या फिर ऊपर दिखाई दे रहे कॉलम
में से जिस तरह का चाहिए उस पर क्लिक करें।
- Line between
इस चेक बॉक्स को चालू करने से कॉलम के बीच लाइन ला सकते हैं।
- width
इस स्पिन बॉक्स में कॉलम की चौड़ाई के लिए नंबर देते हैं।
- Equal column width
इस चेक बॉक्स को चालू करने से सभी कॉलम की चौड़ाई बराबर बराबर
बाँट सकते हैं।
- Apply to
इस drop down list से whole document का selection करने से सभी पृष्ठ को कॉलम में बाँट सकते
हैं। और this point forward का selection करने से जिस जगह कर्सर है आगे पुरे
डॉक्यूमेंट को कॉलम में बाँट सकते हैं। इसी तरह अगर आप सिर्फ select किये हुए पैराग्राफ को कॉलम में बांटना
चाहते हैं तो selected टेक्स्ट
का selection करें।
Column
डायलॉग बॉक्स में presets
से कॉलम को चुनते है। या फिर Number of Column में कॉलम
की संख्या दे सकते है। जितने कॉलम चाहिये होते है। Width and spacing से कॉलम
की चैडाई एवं उनके बीच स्पेस को सेट कर सकते है। line between check box को चुनकर
दो कॉलम के बीच लाईन खीच सकते है। एक कॉलम से दूसरे कॉलम में जाने के लिये उसको
ब्रेक करना पडता है। अधिकतम बारह कॉलम हो सकते है। न्यूनतम एक कॉलम होता है।
Tabs
इससे टेब की सेंटिंग कर सकते है।
इससे टेब की position,alignment and leader आदि को
सेट कर सकते है। इसी कार्य को रूलर बार की मदद से भी किया जा सकता है अर्थात् टेब
को रूलर बार पर लगाया जाता है। फिर जब टेब की को दबाते है। तो कर्सर टेब के नीचे
रूकता है। टेब में पाँच प्रकार के अलाईनमेंट होते है। इसका प्रयोग करके हम अपने
डॉक्यूमेंट को व्यवस्थित तरीके से तैयार कर सकते है।
Tab stop position के बॉक्स
में दूरी फिक्स करें। जैसे-1″,2″
आदि। फिर सेट पर क्लिक करके ok करें। अब Tab
button दबाने पर कर्सर उतनी ही दूरी पर पहुँच जायेगा।
Left tab
Right tab
Center tab
Decimal tab
Bar tab
आदि का सिलेक्शन करने से दिए गए तब के बाद लिखने पर लेख उसी
अंदाज़ में टैब देने के लिए Ctrl+tab
दबाएँ।
Change Case
इससे पहले से लिखे शब्दों के केस को बदला जा सकता है। इसमें
पाँच केस होते है।
किसी भी केस से किसी भी केस में बदला जा
सकता है।
- Sentence Case :- इस केस में सेनटेंस का
पहला अक्षर बडा होता है। बाकी सभी अक्षर छोटे होते है। जैसेः- I
am student of dca.
- lower case :- इस केस में सेनटेंस के सभी
अक्षर छोटे होते है। जैसेः- i am student of
dca.
- UPPER CASE :- इस केस में सेनटेंस के सभी
अक्षर बडे होते है। जैसेः- I AM STUDENT OF
DCA.
- Title Case :- इस केस में प्रत्येक शब्द
का पहला अक्षर बडा होता है। जैसेः- I
Am Student Of Dca.
- tOGGLE cASE :-यह एक विशेष प्रकार का केस
है। इसमें प्रथम लैटर छोटा तथा बाकी लैटर बड़े होते हैं जैसे:- i
aM sTUDENT oF dCA.
Background
इससे डॉक्यूमेंट के बेकग्राउड को बदला जा
सकता है। इसमें color, Fill effect and Print water mark को सेट किया
जा सकता है।
Format
menu→ background→ fill effect
Format
menu→ background→ printed water mark
Theme
इसके द्वारा डॉक्यूमेंट में बने बनाये डिज़ाइन ला सकते हैं। यह unified design elements and color schemes का ऐसा
सेट होता है। जो प्रोफेशनल और डिज़ाइन वाले डॉक्युमेंट तैयार करने में मदद करता है।
जिसके कारण डॉक्यूमेंट को MS Word, e-mail और वेब
पर देखने में आसानी होती है।
Frame
इस ऑप्शन का उपयोग इनफार्मेशन में आसानी के साथ जाने और website के contents
को शो करने के लिए किया जाता है। जो कि पेज में फ्रेम बनाकर उसे
separate web page के लिए
डिज़ाइन करके वेबसाइट के लिए तैयार किया जाता है। और इसका उपयोग वेबसाइट में header और table
बनाने के लिए किया जाता है।
Auto Format
इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट को auto format किया जा
सकता है। उसकी हैडिंग, लिस्ट, पैराग्राफ आदि को सेट किया जाता है। एवं कई टेक्स्ट इससे
रिप्लेस किये जाते है। जिससे वह सुदंर दिखने लगता है। इस ऑप्शन का प्रयोग करके
डॉक्यूमेंट की सेंटिंग ऑटोमेटिक हो जाती है
Styles
and Formatting
इस ऑप्शन से Formatting के लिये
स्टाइल का निमार्ण कर सकते है। एवं उसकी shortcut
key को परिभाषित कर सकते है। इसमें पैराग्राफ अक्षर लेविल की सेटिंग
की जाती है। एवं Font, tab, paragraph, border आदि को
सेट किया जा सकता है।
इस Task pane new
style button पर क्लिक करें निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसमे नीचे दिए
गए तरीके को अपनाये।
·
Name
इस बॉक्स में कोई नाम लिखे। जैसे- Heading इसके बाद।
·
Based on
इस drop down list से यज
सिलेक्शन करें के आपकी heading का आधार
किस तरह हो। और अगर नहीं चाहते हैं तो Normal
का सिलेक्शन करें।
·
Style for following paragraph
इस drop down list से यह selection करें कि आप जब Enter button दबाने के
बाद पैराग्राफ लिखें तो पैराग्राफ किस स्टाइल में आये। और अगर नहीं चाहते है। तो Normal का सिलेक्शन करें।
- Format
इस बटन पर क्लिक करने से जो ऑप्शन की पट्टी आएगी। इसमें font पर क्लिक करके Heading का साइज font style color underline आदि का selection करके ok करे।
इसके बाद इसी पट्टी में font
के नीचे पैराग्राफ पर क्लिक करके alignment की जगह से justified center right left आदि में
से किसी एक का selection करें।
इसके बाद special के drop down list से First line को
सेलेक्ट करके यह फिक्स करें कि पैराग्राफ की पहली लाइन कितनी दूरी पर आये। इसके
अलावा right left से
पैराग्राफ की दूरी पृष्ठ के दोनों तरफ हो। और लाइन के बीच कितनी दूरी हो। इसका भी selection करना चाहें तो कर सकते हैं। इसके बाद ओके
करते ही बॉक्स खुलेगा उसमे short
cut key button पर लीक करने से एक और डायलॉग बॉक्स खुलेगा। press now short cut key के बॉक्स
में Ctrl के साथ
कोई भी बटन दबाएं। उदाहरण के लिए- Ctrl+H
इसके बाद assign
पर क्लिक करके क्लोज पर क्लिक करें फिर ok पर क्लिक करके apply
करें।
इस तरह heading और paragraph के लिए जितना स्टाइल बनाना चाहते हैं। बना
सकते हैं।
नोट- आम तौर पर Heading
का साइज पैराग्राफ के साइज से बड़ा रखते हैं। और Center, Right, Left में से
किसी एक का selection करते
हैं। और short cut key आम तौर
पर Ctrl+h Fix करते
हैं।
और पैराग्राफ का साइज heading
के साइज से कम रखते हैं। और justified का selection
करके First line 0.3 inch दूरी पर
रखते हैं। और short cut key आम तौर
पर Ctrl+p फिक्स
करते हैं।
इस तरह आपको दो स्टाइल बनाने पड़ेंगे एक heading के लिए और दूसरा paragraph के लिए। उनमे से जिसे लाना है। उसके short cut key को
दबाएं। और लिखना शुरू कर दें।
View
Menu in MS Word
इस
मेन्यु का प्रयोग डॉक्यूमेंट को विभिन्न तरीके से देखने के लिये किया जाता है।
इससे हम विभिन्न टूलबार को Show एवं
Hide
कर सकते हैं। इसमें
कुल चौदह ऑप्शन होते है। जो निम्न है।
Normal Page layout
इसमें
डॉक्यूमेंट को नार्मल व्यू में देख सकते है।
Web layout
इसमें
डॉक्यूमेंट को वेब ले आउट में देखा जाता है। इस option को चलाने से पृष्ठ Internet File के रूप में दिखाई देगा।
Reading Lay out
इस
व्यू में डॉक्यूमेंट को रीडिंग लेआउट में देखकर उस को रीड कर सकते है।
Print Layout
इस
लेआउट में डॉक्यूमेंट को प्रिंट लेआउट में देख सकते है अर्थात् जिस तरह का प्रिंट
आउट निकलता है। उस तरह का दिखता है।
Outline
इस
option
को चलाने से प्रत्येक
Paragraph
के शुरू में चौकोर
चिन्ह आ जायेगा। जिसपर Mouse लेजाकर
Paragraph
को ऊपर नीचे कर सकते
हैं।
Task pane Option
इस
option
का उपयोग task pane को लाने और छुपाने के लिए करते
हैं। task
pane word screen में
दायीं तरफ होता है। जो आप्शन के अनुसार बदलता रहता है।
Toolbars option
MS Word की
सभी टूलबार को यहाँ से लाया एवं हटाया जाता है। इसमें कुल अठारह टूलबार होती है।
और आवश्यकता के अनुसार टूलबार का निर्माण भी किया जा सकता है। यह टूलबार अपने आप
कार्य के अनुसार आ जाती है और हट जाती है।
Formatting Toolbar
Standard
Toolbar
Auto
text Toolbar
Table
and border toolbar
Drawing
Database
E-Mail
Forms
Frame
mail
merge
Picture
Word
Art etc.
Ruler option
Ruler Bar को यहाँ
से Show एवं Hide किया जाता है। एमएस वार्ड डॉक्यूमेंट में
इससे मार्जिन एवं पैराग्राफ की सेंटिंग की जाती है। इस पर टेब का प्रयोग किया जाता
है। जिससे टेब की को सेट किया जाता है।
Document Map option
यह Frame बनाकर एक
तरफ सिर्फ Heading की लिस्ट
दिखायेगा। जिस heading पर क्लिक
करेंगे उसका लेख स्क्रीन पर आ जायेगा। इसे बंद
करने के लिए दोबारा उसी option पर क्लिक
करें।
Thumbnails option
इस ऑप्शन से बडे डॉक्यूमेंट को देखा जा सकता है। इससे एक पेज से
दूसरे पेज पर आसानी से जा सकते है। इसमें बडे डॉक्यूमेंट को आसानी से देखा जा सकता
है।
Footnotes option
इस option के
द्वारा किसी भी शब्द या paragraph के बारे
में दिए गाय नोट को देख सकते हैं।
इस option को चलाने
के लिए Insert menu में Reference के अंतर्गत Footnote Option पर क्लिक
करें। निम्नलिखित dialog box खुलेगा।
जिसमे उपस्थित option के
द्वारा लेख के बारे में नोट लिखने के लिए पृष्ठ में जगह fix करते हैं।
Footnote:- इस radio button पर क्लिक
करने से पृष्ठ के नीचे नोट लिखने के लिए जगह fix हो जाती है।
Endnote:- इस radio button पर क्लिक
करने से लेख के नीचे
नोट लिखने के लिए जगह fix हो जाती
है।
Auto number:- इस radio button पर क्लिक
करने से नोट के लिए
नंबर क्रम से आ जायेंगे। जैसे- 1,2,3,4,5,6,7,8,
आदि।
Custom Mark:- इस Red button पर क्लिक
करके अपनी इच्छानुसार “Keyboard” के
द्वारा कोई भी निशानी टाइप कर सकते हैं। जैसे- A, B, C आदि।
Symbol
इस पर क्लिक करते ही चिन्ह वाला dialog box खुलेगा।
Markup option
इस option का उपयोग
कमेंट और track change को
छुपाने और दर्शाने के लिए करते हैं।
Comment option
इस option के
द्वारा दिए गए कमेंट को देख सकते हैं। यह option उस समय चालू होगा जब Insert Menu में comment option पर click करके
किसी चीज़ के बारे में कोई टिपण्णी लिखें। अब इस लिखे गए कमेंट को देखने के लिए ऊपर
वाले आप्शन का उपयोग करते हैं।
Header & Footer
हैडर और फुटर में उस मैटर को सेट किया जाता है। जिसको हमें
डॉक्यूमेंट के प्रत्येक पेज पर शो करना होता है। इसमें जो मैटर या टेक्स्ट जोडा
जाता है। वह डॉक्यूमेंट के प्रत्येक पेज के ऊपरी हिस्से में हैडर और पेज के निचले
हिस्से में फुटर शो होता है। इसकी सेटिंग पेजसेट अप ऑप्शन से की जाती है। इस ऑप्शन
से डॉक्यूमेंट में हैडर एवं फुटर को लगा सकते है इसके साथ हैडर एवं फुटर टूलबार शो
होने लगती है। यह डॉक्यूमेंट के प्रत्यके पेज पर शो होता है। हैडर पेज को टॉप
मार्जिन में जोडा जाता है। इसमें पेज नंबर, कुल पेज, एवं ऑटो टेक्स्ट आदि को जोडा जाता है। इसकी टूलबार से हैडर से
फुटर में फुटर से हैडर में जा सकते है। स्क्रोल करके भी इस कार्य को किया जा सकता
है। इसकी टूलबार सहायता से इसको manage
किया जाता है।
Footer
यह पेज के निचले हिस्से में लगाया जाता है। अर्थात् यह पेज के Bottom margin में
लगाया जाता है। इसके मार्जिन को पेजसेट अप से सेट किया जाता है। इसमें वह सभी आईटम
जोडे जा सकते है। जो हैडर मे जोडे जाते है। हैडर फुटर टूलबार के Close Button पर क्लिक
करके इनको क्लोज किया जाता है। हैडर या फुटर पर डबल क्लिक करके इसमें Editing का कार्य कर सकते है।
Markup
इस ऑप्शन से Comment
को Show एवं Hide किया जाता है। अर्थात् यह कामेंट में प्रयोग
होता है। इससे Reviewing नाम की
टूलबार आती है। जिससे मार्कअप का प्रयोग किया जाता है। इससे टेक्स्ट को हाईलाईट भी
किया जाता है।
Full Screen
इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट को फूल स्क्रीन में देखा जा सकता है।
Zoom
इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट को विभिन्न प्रकार से जूम करके देखा जा
सकता है।
Edit Menu in MS Word
यह
मेन्यु बार का दूसरा मेन्यु होता हैं जिसमें Editing से सम्बंधित ऑप्शन होते हैं इसे
ओपन करने की शॉर्टकट की Alt+E होती
हैं |
Undo :- इस
ऑप्शन का यूज यूजर द्वारा किये गए कार्य किये को निरस्त करने के लिए किया जाता है।
इसकी shortcut
key Ctrl+Z होती है।
Redo :- इस
ऑप्शन का यूज यूजर द्वारा निरस्त किये गए कार्य को पुनः वापिस लाने के लिए किया
जाता हैं इसकी Shortcut Key Ctrl+Y होती है।
Cut :- इस
ऑप्शन का यूज सिलेक्ट किये गये मैटर को कट करने के लिए किया जाता है। कट करने पर
सिलेक्ट मेटर वहाँ से हट जाता है, और
यह डॉक्यूमेंट से कट होकर क्लिपबोर्ड में चला जाता है। और जब हम Paste करते हैं तो वह डॉक्यूमेंट में
आ जाता है। इसकी Shortcut Key Ctrl+X होती हैं|
Copy :- इस ऑप्शन का यूज सिलेक्ट किये गये मैटर को कॉपी करने के लिए किया
जाता है। यह भी कॉपी होकर क्लिपबोर्ड में चला जाता है। और Paste करने पर डॉक्यूमेंट में Copy हो जाता है। इसकी Shortcut Key
Ctrl+C होती हैं|
Office Clipboard:- इस आप्शन का उपयोग office Clip board pane खोलने के लिए करते हैं। जिसमे cut, copy किया गया टेक्स्ट अस्थाई रूप से
स्टोर हो जाता हैं और इसे आप पेस्ट कर सकते हैं |
Paste :- इस ऑप्शन की सहायता से कट या कॉपी किये गये मैटर को पेस्ट किया
जाता है। इसकी Shortcut Key Ctrl+V होती है।
Paste Special :- इस ऑप्शन की सहायता से कट या
कॉपी किये गये मैटर को स्पेशल पेस्ट करने के लिए किया जाता है। इसमे एक डायलॉग
बॉक्स आता है। जिससे विभिन्न प्रकार के पेस्ट ऑप्शन होते हैं यह एक बहुत ही उपयोगी
टूल होता है। इसका प्रयोग इंटरनेट या अन्य डॉक्यूमेंट से कट या कॉपी किये गये मेटर
को पेस्ट करने के लिये किया जाता है।
Paste as Hyperlink:- इस option
के द्वारा दो फ़ाइल को लिंक करते हैं। ऐसा करने के लिए सबसे पहले
जिस फ़ाइल को link करना है। उसके लेख में से किसी ऐसे अक्षर
को select करके कॉपी करें जिससे पहचान सकें कि यह किस फ़ाइल का लेख है।
इसके बाद जिस फ़ाइल से लिंक करना है। उस फ़ाइल को खोलकर
जिस जगह उस अक्षर को लाना है। उस जगह cursor रख कर इस आप्शन पर click
करें। कॉपी किया हुआ अक्षर उस जगह आजायेगा। अब जब भी उस अक्षर
पर cursor ले जायेंगे कर्सर हाथ के रूप में बदल जायेगा। इस अक्षर पर क्लिक
करते ही लिंक की हुई फ़ाइल खुल जायेगी।
नोट-जिस फ़ाइल को लिंक करना है उस फ़ाइल का save होना आवश्यक है। और जिस फ़ाइल
के लेख में से शब्द की कॉपी कर रहे हैं। उस फ़ाइल का save होना आवश्यक है।
Clear :- इससे हम टेक्स्ट या उसकी Formatting को
डिलीट कर सकते है। इसकी Shortcut Key del होती
है। इसमें पहले मैटर को सिलेक्ट करना पडता है।
इसके अंतर्गत दो option
हैं।
1. Formats :- इसके द्वारा सिर्फ Text
या object में किये गए बदलाव को ख़त्म कर
सकते हैं।
2. Contents :- इसके द्वारा सिर्फ Text
या object को ही मिटा सकते हैं।
Select all :- इस ऑप्शन का यूज डॉक्यूमेंट के पूरे मैटर
को एक साथ सिलेक्ट करने के लिए किया जाता है। इसकी Shortcut Key Ctrl+A होती
है।
Find :- इस ऑप्शन का यूज डॉक्यूमेंट में किसी भी
टेक्स्ट, शब्द
एवं वाक्य को Find करने क
लिए किया जाता है। इसकी shortcut key Ctrl+F है। more option में
विभिन्न प्रकार से Searching कर
सकते है जैसे Match Case, use Wild card , Find Whole
word only , sound link etc.
Replace :- इस ऑप्शन का यूज डॉक्यूमेंट में किसी भी
टेक्स्ट, शब्द
एवं वाक्य को Replace करने
के लिए किया जाता है। इसकी shortcut
key ctrl+H है। more option में
विभिन्न प्रकार के ऑप्शन सिलेक्ट कर सकते है।
इसमें चार बटन होते है।
Replace Button:- इससे एक एक शब्द Replace
होता है।
Replace all Button:- इससे एक साथ पूरे डॉक्यूमेंट में Replace होता है।
Find Next Button:- इससे किसी को word
को find कर
सकते है।
Find What text box:- इसमे उस शब्द को लिखते जिसको replace करना होता है।
Replace With:-. इसमे जिससे replace
करना होता है। उसको लिखना होता है।
Go to :- इस
ऑप्शन का यूज डॉक्यूमेंट मे किसी भी विशेष page,
line पर जाने के लिए किया जाता है। इसकी Shortcut key Ctrl+G है।
Link:- इस option
का उपयोग Document में उपस्थित linked
object को Update करने के लिए करते हैं।
सबसे पहले Insert menu में object
option पर click करें निम्नलिखित dialog
box आएगा।
इसमें create from file के tab
button पर click करके Browse
के द्वारा उस फ़ाइल का चयन करें जिसे लाना है। इसके बाद link
to file के check box को चालू करके ok
करदें। linked file आप के document
में आ जायेगी। अब इसमें किसी भी तरह का बदलाव करने के लिए edit
menu में link option पर क्लिक करें। इसमें निम्न
ऑप्शन दिखाई देंगे |
Update Now:- इसका उपयोग उस समय करते हैं।
जब हम linked file की असल में किये गए बदलाव को
इस इस फ़ाइल में लाना चाहते हैं।
Open Source:- इसका उपयोग उस प्रोग्राम को
खोलने के लिए करते हैं। जिस प्रोग्राम की यह linked
file है।
Change source:- इसका उपयोग linked
file की जगह दूसरी फ़ाइल लाने के लिए करते हैं।
Break Line:- इसका उपयोग linked
file के link को ख़त्म किये बिना update
को बंद करना चाहते है। तो locked
के check box पर click
करें।
Object:- किसी दूसरे प्रोग्राम से लाये
गए object में परिवर्तन करने के लिए इस option
का उपयोग करते हैं।
तरीका- इसको चलाने के लिए insert
menu में object आप्शन पर click
करें। एक Dialog box खुलेगा जहाँ object
Type के बॉक्स में किसी भी प्रोग्राम का selection
करें। उदाहरण के लिए –
Corel Draw फिर Ok करते ही यह प्रोग्राम खुल जायेगा। यहाँ
कोई ऑब्जेक्ट बनाकर जैसे प्रोग्रम बंद करेंगे एस करते ही यह object
खुली हुई फ़ाइल में पहुँच जायेगा। अब इस object
में किसी भी प्रकार का परिवर्तन करने के लिए इस object
option का उपयोग करें। इसके अंतर्गत दो option
हैं।
(1) edit इस option
पर क्लिक करके लाये गए object
में परिवर्तन कर सकते हैं।
(2) Convert यह सिर्फ उस प्रोग्राम का नाम
दिखायेगा जहाँ से ऑब्जेक्ट लाया गया है।
इस मेन्यु में एमएस वर्ड के टूल होते है। जिसकी सहायता से एक
अच्छे डॉक्यूमेंट का निमार्ण किया जा सकता है। इसकी Shortcut
key Alt+T होती है।
- Spelling & Grammar checked
- Research
- Language
- Hyper nation
- Word Count
- Auto Summarize
- Speech
- Track Change
- Letter and Mailing
- Macro
- Auto Correct Option
- Customize
- Option
Spelling and Grammar : – MS Word में Spelling & Grammar Check करने की सुविधा होती है। यदि word की Spelling गलत होती है। तो उसके नीचे Red line आ जाती है। और यदि ग्रामर संबंधी error होती है। तो उस वाक्य के नीचे Green line आ जाती है। इन गलतीयों को Spelling
& Grammar tool से सही किया जा सकता है।
Spelling and Grammar से सम्बंधित और
जानकारी प्राप्त करने के लिए इस लिंक पर क्लिक करें |
Language:- Tool
menu के इस ऑप्शन में भाषा संबंधी टूल
होते है। जिसमें language set करना Thesaurus,
Translate option होते है। Language
set से डॉक्यूमेंट की भाषा को सेट कर
सकते है। Translate इस ऑप्शन से किसी भी शब्द को Translate कर सकते है। Thesaurus में उसके same meaning show करता है। जिसका प्रयोग करके हम अपने डॉक्यूमेंट को attractive बना सकते है।
Hyper
nation :- Document के left and right alignment को सही दिखाने के लिये शब्द को
तोड़ कर लिखा जाता है। ऐसे शब्द जो right alignment के कारण पूरा शब्द उस लाईन में नहीं लिख पाता है । तो वह
पूरा का पूरा शब्द नई लाईन मे आ जाता है। जिससे वह स्पेस खाली रह जाता है। जिससे
डॉक्यूमेंट की सुदंरता कम हो जाती है। इसकी इस समस्या को दूर करने के लिये Hyphenation
option का प्रयोग करके शब्द को हाइपरनेट
किया जाता है। जिससे वह शब्द ब्रेक हो जाता है। और वहाँ पर hyper
nation (-) का चिन्ह आ जाता है।
Word Count:
– इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट के पेज वर्ड
पैराग्राफ बिना अक्षर वाले शब्द स्पेस वाले शब्दों को गिनकर डायलॉग बॉक्स में शो
करता है।
Mail Merge:- मेल मर्ज एमएस वर्ड की वह महत्वपूर्ण सुविधा है। जिसके द्वारा आप
एक ही पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकते हैं जब ग्रुप में लेटर तैयार करना होता
है। तो वहाँ पर मेलमर्ज का प्रयोग करते है। जैसे प्रवेश पत्र, निमंत्रण पत्र, ऑफिस लेटर आदि। अर्थात् इससे हम डाटाबेस को जोड़ सकते है।
मेल मर्ज की पूरी प्रक्रिया को समझने के लिए इस लिंक पर
क्लिक करें|
Labels & Envelopes: – एमएस वर्ड में लेविल और लिफापे की सेंटिग करके
डाटाबेस को सेट करके उनको प्रिंट किया जा सकता है।
Go to Tool Menu→ Letters & Mailings→ Labels &
Envelopes
पर क्लिक करने पर Labels & Envelopes नाम का डायलॉग बॉक्स आता है। इसमें दो
टेब होते है। Envelops,
labels जिसको
बनाना होता है उस टेब को सिलेक्ट करते है। इसके बाद Option Button पर क्लिक करते है और लेबिल का साइज
चुनते है या फिर new label पर क्लिक करके नये लेबिल का निर्माण
करते है। जिसमें लेबिल का नाम, चैडाई, लंबाई, मार्जिन
आदि को सेट करते है और ok button पर क्लिक करते है। प्रिंट बटन पर क्लिक
करके लेविल को प्रिंट कर सकते है।
Table menu से
टेबिल को बना कर टेबिल के साथ कार्य किया जा सकता है। इसमें चौदह ऑप्शन होते है।
इसकी Shortcut
key Alt+a होती है।
- Draw Table
- Insert
- Delete
- Select
- Merge
Cells
- Split
Cells
- Split
Table
- Table auto
Format
- AutoFit
- Convert
- Sort
- Formula
- Hide
Gridline
- Table
Properties
Draw Table
इससे हम टेबिल को बना सकते है। इस पर क्लिक करने पर कर्सर का आकार
पेंसिल के समान हो जाता है और Table & Border नाम
की टूलबार शो होने लगती है। जिसका प्रयोग करके हम टेबिल का निर्माण कर सकते है।
इससे हम आवश्यकता के अनुसार रो एवं कॉलम बना सकते है एवं डिलीट कर सकते है। इसके
साथ साथ उसके डाटा को भी सेट कर सकते है। टेबिल की विभिन्न प्रकार की सेटिंग की जा
सकती है।
Insert
टेबिल मेन्यु के इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट में सीधे टेबिल को जोड़
सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में रो एवं कॉलम की संख्या को देना होता है एवं auto Format से टेबिल के Format को सिलेक्ट कर सकते है। इसके
बाद ok
button पर क्लिक करते ही
टेबिल insert हो
जाती है। इसके अलावा इससे टेबिल में left column, right Column, above and down
row एवं टेबिल में सेल
आदि को आसानी से जोड़ सकते है।
Delete
इस ऑप्शन से Table, row, column and cell को डिलीट कर सकते है।
Select
इस ऑप्शन से Table, column, row and cell को सिलेक्ट कर सकते है।
Merge cells
इस ऑप्शन से Table, column,
row and cell को
सिलेक्ट करके उसको मर्ज कर सकते
है। अर्थात् उनको आपस में एक कर सकते है।
Split cells
इससे
एक सेल को एक से अधिक row and column में
तोड़ा जा सकता है।
Auto Format
इस ऑप्शन से टेबिल को auto
format किया जा सकता है। जिससे टेबिल को format करने की आवश्यकता नही होती है।
Auto Fit
इससे टेबिल के रो एवं कॉलम को उसके डाटा
के अनुसार फिट किया जा सकता है और रो एवं कॉलम की साईज बराबर की जा सकती है। इस
ऑप्शन के अन्दर पांच ऑप्शन होते है। जिसकी सहायता से टेबल को अलग अलग तरीके से फिट
किया जा सकता है। जैसे –
Autofit
to window
Autofit to content
Fixed column width
Distribute rows evenly
Distribute columns evenly
1. Auto fit to content : जिस
कॉलम में जितना टेक्स्ट उपस्थित होगा। उस कॉलम को उसी के बराबर करने के लिए इस
ऑप्शन का उपयोग करते हैं।
2. Auto fit to Window : इस ऑप्शन के द्वारा सभी सभी कॉलम को पुरे
स्क्रीन में फैला सकते हैं।
3. Fixed Column Width : इस ऑप्शन के द्वारा कॉलम की चौड़ाई फिक्स
करते हैं। यानि लिखने पर कॉलम की चौड़ाई नहीं बढ़ेगी।
4. Distribute row evenly : इस ऑप्शन के द्वारा सभी रो बराबर कर सकते हैं।
5. Distribute column evenly : इस
ऑप्शन के द्वारा सभी कॉलम बराबर कर सकते हैं।
Convert
इस ऑप्शन के द्वारा टेक्स्ट को टेबिल एवं टेबिल को टेक्स्ट में
बदला जा सकता है। जब टेक्स्ट से टेबिल में बदला जाता है। उस समय टेबिल में रो एवं
कॉलम की संख्या दी जाती हैं|की
संख्या दी जाती हैं और जब
टेबिल से टेक्स्ट में बदला जाता है। तो यह निर्धारित किया जाता है। कि किस बेस पर
टेक्स्ट को seprate किया
जाये। पैराग्राफ, टेब, कोमा या अन्य इसमें से कोई एक सिलेक्ट करके OK button पर क्लिक करते है।
Sort
इससे
टेबिल के डाटा को शॉर्ट किया जा सकता है। इसे दो प्रकार से Ascending or Desending क्रम
में अर्थात् A to Z और Z to A के क्रम में Sort किया जा सकता है। इसमें कॉलम टाइप एवं sorting के प्रकार को सिलेक्ट किया जाता है। इसमें
sorting के
लिये एक से अधिक ऑप्शन होते है।
Table
Properties
table
menu का यह एक महत्वपूर्ण ऑप्शन होता है। इससे टेबिल की properties को सेट
किया जा सकता है। इसके डायलॉग बॉक्स में चार टेब होते है। table tab इससे टेबिल की Properties set करते
है। Row Tab इससे
रो की सेटिंग की जा सकती है। Column
Tab इससे कॉलम की सेंटिग की जाती है। Cell Tab इससे सेल की सेटिंग की जाती है।
MS Word में Page Setup Option को समझाइये
Page Formatting &
Page Setup
वर्ड
में प्रिन्ट निकालने से पहले अपने डॅाक्यूमेन्ट का पेज सेटअप करना अति आवश्यक
होता है पेज सेटअप से या पेज सेटअप का मतलब डॉक्यूमेंट का साइज उसके चारों तरफ का
मार्जिन और उसके आडा या तिरछा होने से है वर्ड में कोई भी काम करने से
पहले हमें यह सुनिश्चित करना होता है कि हम कौन सा पेज साइज चुने जो हमारे पास
उपलब्ध हो उसके चारो तरफ टाइप करते समय कितनी जगह छोडे आदि
MS Word में
किसी भी Document में
पेजों की formatting करने
के लिए Page Setup Option का
Use
किया जाता हैं, पेज में मार्जिन सेट करने के
लिए,
पेपर साइज़ सेट करने
के लिए, पेज
का आकार बदलने के लिए किया जाता हैं|
Page Setup Dialog box को Open करने
के लिए हम File Menu के
Page
Setup Dialog box पर
Click
करते हैं| यह dialog box तीन tab sheet margin, Paper और Layout में divide होता हैं| इसमें margin tab sheet का use पेज का मार्जिन सेट करने के लिए
किया जाता है जैसे- left, right, top, bottom, Gutter तथा इसके द्वारा हम पेज का Orientation भी Set कर सकते हैं जैसे Portrait तथा Landscape| यदि हमे Page को Horizontally Print करने है तो हम इसका Orientation
landscape सेट करते हैं और
यदि हमे इसे Vertically Print करना
है तो हम इसका Orientation Portrait सेट कर सकते हैं|
Paper tab sheet का
use
प्रिंट किये जाने
वाले पेपर की Size सेट
करने के लिए किया जाता हैं | यहाँ
पर पेपर की कई Size दी
रहती हैं जैसे – Letter, A4, A3, A5, Legal Custom आदि |
पेज
Setup
dialog box के Layout sheet
tab का use पेज का layout सेट करने के लिए किया जाता हैं|
Margin Tab
margin tab sheet का
use
पेज का मार्जिन सेट
करने के लिए किया जाता है Page Margin चार
प्रकार के होते हैं |
- Left
- Right
- Top
- Bottom
Left Margin: – Left
Margin का
प्रयोग पेज के बायीं ओर स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं|
Right Margin: – Right Margin का प्रयोग पेज के दायी ओर स्थान
छोड़ने के लिए किया जाता हैं|
Top Margin: – Top Margin का प्रयोग पेज के उपरी भाग में
स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं|
Bottom Margin: – Bottom Margin का
प्रयोग पेज के निचले भाग में स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं |
Orientation
Orientation का use पेज का
आकार बदलने के लिए किया जाता हैं|
ये 2 प्रकार
का होता हैं |
- Portrait
- Landscape
Portrait: – पेज को vertically प्रिंट
करने के लिए Portrait Option का Use किया
जाता हैं|
Landscape: – पेज को horizontally प्रिंट
करने के लिए Landscape Option का Use किया
जाता हैं|
Paper Size
इस Option का Use पेज की साइज़ को बदलने के लिए किया जाता
हैं | जैसे – A4, A3, A5, Letter, Legal, Custom आदि |
Header & Footer क्या हैं ?
हैडर
और फुटर में उस मैटर को सेट किया जाता है। जिसको हमें डाक्यूमेंट के प्रत्येक पेज
पर शो करना होता है। इसमें जो मैटर या टेक्स जोडा जाता है। वह डाक्यूमेंट के
प्रत्येक पेज के ऊपरी हिस्से में हैडर और पेज के निचले हिस्से में फुटर शो होता
है। इसकी सेटिंग पेज सेटप के लेआउट ऑप्शन से की जाती है। इस ऑप्शन से डाक्यूमेंट
में हेडर एवं फुटर को लगा सकते है इसके साथ हैडर एवं फुटर टूलबार शो होने लगती है।
यह डाक्यूमेंट के प्रत्यके पेज पर शो होता है।
Header :- पेज के सबसे ऊपरी हिस्से को हैडर कहा जाता हैं हैडर पेज के टॉप
मार्जिन में जोडा जाता है। इसमें Page number, number of pages, date time,
auto text आदि को जोडा जाता
है। इसकी टूलबार से हैडर से फुटर में फुटर से हैडर में जा सकते हैं | स्क्रोल करके भी इस कार्य को
किया जा सकता है। इसकी टूलबार की सहायता से इसको manage किया जाता है।
Footer:- पेज के सबसे नीचे वाले हिस्से को फुटर कहते हैं यह पेज के निचले
हिस्से में होता है। अर्थात् यह पेज के Bottom margin में लगाया जाता है। इसका प्रयोग
footnote,
page number, number of pages डालने
के लिए किया जाता हैं इसके मार्जिन को पेज सेटप से सेट किया जाता है। इसमें वह सभी
आईटम जोडे जा सकते है। जो हैडर मे जोडे जाते है। हैडर फुटर टूलबार के Close Button पर क्लिक करके इनको क्लोज किया
जाता है। हैडर या फुटर पर डबल क्लिक करके इसमें Editing का कार्य कर सकते है।
Microsoft Word Window के मुख्य तत्व:-
Title Bar – विंडो के सबसे ऊपर वाली पट्टी को Title Bar कहते हैं Title Bar में प्रोग्राम का नाम जैसे MS Word तथा फाइल का टाइटल लिखा रहता हैं जैसे Microsoft
Word | इसके दायी ओर कण्ट्रोल बटन होता हैं
जिसमें Minimum, Maximize तथा Close
Button होते हैं | इसी पट्टी के बायीं ओर एक कंट्रोल मेन्यु बॉक्स होता हैं जिससे
भी विंडो को Minimize, Maximize तथा Close किया जा सकता हैं |
Menu Bar – ऍम एस वर्ड में कुल नौं मेन्यु होते है | File,
Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help प्रत्येक मुख्य मेन्यु के अंदर सब मेन्यू होते हैं और प्रत्येक मेन्यु का अपना अपना अलग कार्य होता है
मेन्यु को नाम उनके कार्य के अनुसार दिया गया है जैसे – Format
Menu इस मेन्यु में आपको सिर्फ Formatting से सम्बंधित Options मिलेगे |
Standard Toolbar –
Standard Toolbar, Menu Bar के ठीक नीचे होती हैं यह एक Default
Toolbar है जो MS Word खोलने पर दिखाई देती है इस टूलबार में मेन्यू बार के ही सब आप्शन
Shortcut के रूप में दिए रहते हैं जिनका सबसे
ज्यादा प्रयोग किया जाता है जैसे – New, Open, Save, Print, Undo,
Redo, Cut, Copy, Paste etc.
Formatting Toolbar –
Formatting Toolbar भी मेन्यू बार के नीचे होती
हैं यह भी एक Default Toolbar है जो MS Word खोलने पर दिखाई देती है इस टूलबार में Formatting से सम्बंधित आप्शन दिखाई देते है | जैसे – Font, Font Size, Bold, Italic,
Underline, Alignment, Bullets, Numbering, Border etc.
Ruler –
Ruler, Formatting Toolbar के ठीक नीचे होता हैं रूलर एक Scale की भाती दिखाई देता है जिसका उपयोग Margin,
Column, Paper Size सेट करने के लिए किया जाता हैं
|
Scroll Bar – ये दो प्रकार की होती है Horizontal और Vertical | इसका प्रयोग पेज को ऊपर नीचे
तथा दाएँ से बाएँ करने के लिए किया जाता हैं |
Drawing
Toolbar – यह टूलबार Status Bar के ठीक ऊपर होती हैं जिसका प्रयोग किसी
आकृति को बनाने तथा उसमे रंग भरने के लिए किया जाता हैं
Status
Bar – यह टूलबार Task Bar के ठीक उपर होती हैं जिसका प्रयोग पेज नंबर, लाइन नंबर, देखने
के लिए किया जाता हैं |
Task
Bar – विंडो
के सबसे नीचे की पट्टी को Task Bar कहा जाता हैं | इस Task bar में Start Button तथा Date, Time, Volume, Device
Connection आदि दिखाई देता हैं |
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